各院、部、处、室、所、中心：
为强化工作作风建设，充分发挥各部门采购主体责任、提前一公里、做好2023年采购工作，进一步提高采购质量和效率，规范学校采购活动，控制采购风险，根据政府采购法规政策要求和往年采购业务数据分析，现将2023年采购工作相关事项通知如下：
一、强化预算约束采购
坚持无预算不采购原则，牢固树立法治意识，严格遵守财务预算管理制度，认真落实“过紧日子”要求，精打细算，把好采购项目决策关、论证关，严禁无预算、超预算采购。
1.应编尽编：对年度内所有使用学校财政性资金的采购，都必须纳入采购预算编报范围。
2.编实编细：认真对照《中央预算单位政府集中采购目录及标准》，按照货物、服务和工程类别分为政府集中采购和分散采购，分散采购再分为自行分散采购和学校集中采购，细化为到具体的项目、品目、数量、金额及资金来源。
3.科学合理：采购预算编制充分体现采购项目的完整性、合理合法性和真实必要性。
4.认真执行：采购预算一旦获得财务处批复原则上必须执行，尤其是修购项目预算，影响到学校专项经费执行率和下一年的专项申请。并与财务处沟通好提前将支付情况嵌入到采购文件中，具体包括支付条件、支付比例和支付方式等。
二、编制年度采购计划
坚持无计划不采购原则，采购计划可以提高工作的前瞻性、避免行情风险，减少紧急采购、降低额外成本。各单位应根据工作需要和预算批复情况，合理确定实施进度，提前提交采购申请。
1.编制依据：根据财务处年度预算批复情况与本部门年度工作计划编制采购计划，采购计划编制做到与采购预算相衔接、与部门工作计划相结合。
2.分类编制：分货物、服务和工程类别，进一步划分为政府集中采购项目、部门自行分散采购项目和学校集中采购项目（10万元以上的货物类、服务类项目以及20万元以上的工程类项目）。
3.分项实施：按年度民生实事涉及采购项目、修购专项涉及采购项目、其他一般采购项目，根据本部门年度工作计划交付招采办实施采购。
三、政府采购意向公开
坚持无政府采购意向公开不采购原则，采购意向公开是对采购需求确定过程的一种监督，能够有效促进公平竞争，进一步提高政府采购的透明度，提升采购绩效，防范抑制腐败，优化营商环境。
1.公开范围：已编报政府采购预算并经批复的项目，即100万元以上的货物和服务采购，120万元以上的工程采购均应当公开政府采购意向。
2.公开期限：根据财政部有关要求，政府采购意向公开后方可开展采购活动，采购意向按采购项目公开，公开时间不晚于采购活动开始前30日。
3.公开内容：应当包括政府采购项目名称、需求概况、预算金额、预计采购时间等。其中，需求概况应当包括采购标的名称，标的需实现的主要功能或者目标，标的数量，以及标的需满足的质量、服务、安全、时限等要求。
四、采购需求方案编制
采购需求是采购工作的核心，所有采购环节实施的靶心，是采购单位承担主体责任的逻辑起点，更是采购合同签订和履约验收的落脚点。
1.要素全面:包括采购标的、技术要求和商务要求。采购标的为采购对象的名称、数量等，技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等，商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付的时间和地点，付款条件，以及包装、运输、售后服务和保险等.
2.合法合规：应当符合法律法规、政府采购政策和国家有关规定，办理好前置性审批手续，符合国家强制性标准，遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定，符合采购项目特点和实际需要。
3.清楚准确、表述规范：技术和商务要求应客观，量化指标应明确相应等次，有连续区间的按照区间划分等次，可以直接引用相关国家标准、行业标准、地方标准等标准、规范，也可以根据项目目标提出更高的技术要求。
4.有依据：提前通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查（1000万元以上的货物、服务采购项目，3000万元以上的工程采购项目，调查对象一般不少于3个具有代表性的市场主体），了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况。
5.有审查：针对专业性强、复杂性高的采购需求，开展多方调研，进行专项审查、组织专家论证、公开征集意见。
五、强化合同全过程管理
采购合同在整个采购过程中起着承上启下的重要作用，是采购结果的固定和凝结，也是采购合同的履行依据，更是检验采购效果的凭据。
1.合同起草：针对两万元以上项目，需签订书面合同，在采购需求方案完善、招采办采购文件编制阶段提前准备合同主要条款，中标或成交通知书发出之后尽快完成起草工作。
2.合同审核：在中标或成交通知书发出之日起即可将起草好的合同提交学校合同管理系统审核，所在部门负责人与合同管理员审核后，由招采办予以业务审核，法律事务办予以法律审核。
3.合同签订：在中标、成交通知书发出之日起30日内，部门负责人代表学校按照审核版本签订，签订后及时向招采办备案。不得对采购文件确定事项作实质性修改，不得倒签合同，不得恶意拆分合同。
4.合同履行：采购合同生效后，双方应遵循诚信原则按约定全面履行合同义务，除非发生情势变更或不可抗力情形，不得擅自变更、中止或者终止，履行过程中发生异常情况，及时通报招采办和法律事务办。
5.合同验收：合同履行后应首先组织自行验收，涉及资产、信息化、工程项目的分别由资产管理处、网络安全和信息化办公室、后勤保障处进行归口验收，最后交付招采办组织验收。因财务年底要封账，各单位尽量在11月底之前完成自行验收、归口验收后提交招采办验收。
六、跨年度周期性项目
遴选供应商的服务类采购项目，时间周期长，采购单位多因工作调整而容易忽视，导致前后断档，需要相关单位建立此类项目的数据库，适时梳理，按时续签合同，或提前重新提交采购申请。
1.适用范围：主要涉及后勤保障处的电梯维保、锅炉维保、空调维保、高低压电维保、建筑物保洁、绿化养护、化粪池清掏、卫生纸供应、洗衣服务、大宗食材供应、特色窗口招租、商业网点招租等；保卫处的保安服务、监控维保、消防维保；网络安全和信息化办公室的教室及投影维护、互联网接入；图书馆的图书供应、数据库采购、资料装订、原厂服务延保、基础业务外包；体育教学部的体育用品和运动服供应、租车服务。
2.合同续签：合同一年一签，续签前需由项目单位出具服务履约评价以及是否续签意见，将拟签订的新合同，并附上一年度合同和中标或成交通知书一并提交合同审核。
3.项目重招：根据项目实际需要和执行情况，整个项目合同期限届满前，做好采购前期准备，至少提前1个月（达到政府采购限额的项目，还要提前30日的政府采购意向公开时间）交至招采办实施新一轮采购。
七、配合采购信息化管理
我校采购管理系统已运行近一年，实现了横向上多部门协同、纵向上环环相扣，达到了接触零距离、流程零差错、项目零积压效果，提高了采购工作的规范性和效率性，在疫情防控期间，有力保障了采购工作的正常开展。希望各个部门在2023年的采购工作中，积极配合招采办使用采购管理系统。
招采办将会尽最大努力提升采购服务水平和质量，同时希望各部门齐心协力、密切配合，确保规范高效、少走弯路，合力推进项目顺利实施。欢迎大家对招采办工作进行监督和批评！
咨询服务电话：仰斌58909967 （工程类采购 ）
朱莎58909969（货物及服务类采购）
招投标及采购管理办公室
2023年2月25日
